Jak prowadzić ewidencję środków trwałych?

Środki trwałe to wszystkie elementy składające się na rzeczowe aktywa trwałe przedsiębiorstwa. Mają one (w przeciwieństwie do wartości niematerialnych i prawnych) postać fizyczną, wyróżniają się długim czasem użytkowania (minimum 1 rok) i są regularnie wykorzystywane podczas pracy na własne potrzeby jednostki albo oddawane do używania innym podmiotom na mocy umowy najmu lub dzierżawy. Są to więc wszelkie nieruchomości, a nawet ich części albo udziały, budynki i lokale inżynierii lądowej i wodnej, maszyny i urządzenia techniczne, środki transportu (tylko wtedy, gdy to firma jest właścicielem pojazdu), a także inne środki trwałe, czyli różne przedmioty będące na wyposażeniu firmy.

Rozporządzenie Ministra Finansów z 23 grudnia 2019 roku w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów obowiązujące od 1 stycznia 2020 roku zastąpiło poprzednie rozporządzenie z 26 sierpnia 2003 roku. Na mocy nowego rozporządzenia następuje likwidacja ewidencji wyposażenia.

W 2019 roku wprowadzone zostało analogiczne zwolnienie z prowadzenia ewidencji wyposażenia dla osób stosujących jako formę opodatkowania ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Wraz z początkiem 2020 roku ograniczono formalności dla osób prowadzących działalność i rozliczających się w ramach podatkowej księgi przychodów i rozchodów - nastąpiła likwidacja ewidencji wyposażenia

Do czego potrzebna jest ewidencja środków trwałych?

Niektórzy pewnie zastanawiają się, do czego potrzebna jest taka ewidencja, otóż bez niej niemożliwe byłoby zaliczanie amortyzacji w koszty działalności. Jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, to nie może dokonywać odpisów amortyzacyjnych, ponieważ nie będą one zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

 

W jaki sposób powinna być prowadzona ewidencja środków trwałych?

Ewidencja środków trwałych może być prowadzona w dowolnej formie. Przepisy nie narzucają na przedsiębiorców żadnego określonego z góry wzoru jej sporządzania. Może być to więc dokument spisywany odręcznie albo przy użyciu specjalnego programu księgowego. Powinien się w nim znaleźć każdy element, którego wartość początkowa przekroczyła 3,5 tysiąca złotych. Mimo iż forma takiej ewidencji nie jest narzucona, to jej zawartość musi uwzględniać kilka niezbędnych informacji, bez których ewidencja może być podważona. Aby niczego nie przeoczyć, najlepiej powierzyć prowadzenie jej w ręce doświadczonych pracowników naszego biura rachunkowego. Dokument ten musi bowiem zawierać: liczbę porządkową, datę nabycia, datę przyjęcia do użytkowania, określenie dokumentu stwierdzającego nabycie, określenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej, symbol Klasyfikacji Środków Trwałych, wartość początkową, stawkę amortyzacyjną, kwotę odpisu amortyzacyjnego za dany rok podatkowy, a także narastająco za okres, podczas którego dokonujemy takich odpisów, zaktualizowaną wartość początkową, zaktualizowaną kwotę odpisów amortyzacyjnych, wartość ulepszenia zwiększającą wartość początkową oraz datę zbycia lub likwidacji wraz z podaniem jej przyczyny.